Es una ley federal de 1974 conocida como ‘Family Educational Rights and Privacy Act’ por sus siglas en inglés, también es conocida como la Enmienda Buckley.

La ley consiste en proteger la privacidad de los expedientes educativos de los estudiantes. La misma le aplica a toda institución o agencia educativa que reciba fondos bajo cualquier programa administrador por el Departamento de Educación Federal.

Pasos básicos que el RUM debe seguir para cumplir con FERPA

• Notificar anualmente, por escrito, a los estudiantes sus derechos bajo el FERPA
• Proteger el derecho que tienen los estudiantes de inspeccionar y revisar sus expedientes educativos
• Proteger el derecho que tienen los estudiantes de solicitar que se enmiende sus expedientes educativos
• Proteger el derecho a limitar la divulgación de información personal que pueda identificar al estudiante
• Asegurarse que terceras personas no divulguen información personal que pueda identificar al estudiante
• Mantener evidencia de las solicitudes para la divulgación de expedientes educativos en situaciones limitadas
• Proteger el derecho a solicitar cambios en los expedientes educativos debido a información que el estudiante entiende que está incorrecta.

Derecho de los estudiantes bajo FERPA

• El estudiante tiene el derecho de inspeccionar y revisar sus expedientes académicos dentro de los 45 días siguientes al día en que la Universidad o Institución reciba la solicitud de ello.
• El estudiante tiene el derecho de pedir que se enmienden sus expedientes académicos.
• El estudiante tiene el derecho a permitir la divulgación de información personal contenida en los expedientes educativos, excepto en los casos que el FERPA autorice a divulgar información sin consentimiento.
• El derecho a presentar una querella al Departamento de Educación Federal por supuestas fallas de la Universidad del Estado en cumplir con los requisitos del FERPA

Expediente, archivos, récord, documentos y otros materiales que mantenga la institución que contenga información directamente relacionada con un estudiante.

El tribunal sugiere un análisis para determinar si un documento constituye expediente académico:

• Si contiene información sobre el estudiante
• Si es mantenido por o bajo el nombre de una institución educativa
• No es claramente identificable como una de las excepciones de la ley

Información contenida en el expediente académico del estudiante que generalmente no es considerada dañina o que invada la privacidad si es divulgada.

¿Qué no debe incluir en un directorio de información?

1. Número de Seguro Social
2. Número de estudiante
3. Raza
4. Nacionalidad
5. Religión
6. Género
7. Notas
8. GPA (Grade Point Average)

Categoría I

Nombre, dirección, teléfono, fechas de asistencia, cursos matriculados

Categoría II

Traslados de otras instituciones (nombre de instituciones a las que haya asistido); concentración o programa de estudio; premios y honores (incluyendo Cuadro de Honor de su Facultad, ‘Dean’s List’); grado(s) conferido(s), incluyendo fechas

Categoría III

Participación, en el pasado y presente, en actividades deportivas oficiales u otras; descripción física (estatura, peso); fecha y lugar de nacimiento.

Sin embargo…

Bajo las disposiciones del FERPA, según enmendada, el estudiante tiene el derecho a prevenir la divulgación de la información contenida en cualquiera de las categorías del directorio.

Para poder divulgar información de los expedientes educativos de los estudiantes es necesario obtener autorización por escrito de parte de éstos.

La autorización debe:

• Especificar que autoriza se divulgue información contenida en el expediente académico; esto incluye el expediente educativo.
• Especificar el propósito de la divulgación de información.
• Identificar las personas, compañías, agencias, etc. a quien se les va a divulgar la información.
• Estar firmada y fechada por el estudiante.

Una excepción que permite la divulgación de información sin consentimiento es la divulgación de información a los oficiales universitarios con intereses educativos legítimos.

Oficial Universitario – Persona empleada por la Universidad desempeñándose en una posición administrativa, de supervisión, académica o de investigación.

Interés Educativo Legítimo – Un oficial universitario tiene un interés educativo legítimo si necesita revisar un expediente académico como parte de sus responsabilidades profesionales.

Otras excepciones…

Se autoriza divulgar a representantes de las siguientes agencias para propósitos de auditoría y evaluaciones federales.

• Oficina del Contralor General de los Estados Unidos
• Procurador General de los Estados Unidos
• Secretario del Departamento de Educación
• Autoridades del Departamento de Educación sean éstas locales o del Estado
• Oficiales de la Administración de Veteranos

Se le transfieren los derechos a los estudiantes una vez éstos:

• Cumplen los 18 años de edad
• Asisten a cualquier institución de nivel post secundario

Se permite la divulgación de información a los padres si estos lo reclaman en la Planilla de Contribución Sobre Ingresos. La evidencia debe ser presentada ante el(la) director(a) de la Oficina de Registraduría; a discreción de la institución.

De lo contrario, la única forma para poder divulgar la información es con el consentimiento escrito del estudiante.

• Información financiera sometida por los padres.
• Cartas confidenciales y/o de recomendación colocadas en el expediente del estudiante antes del 1 de enero de 1975.
• Cartas confidenciales, asociadas con admisiones, trabajos, etc. a las cuales el estudiante haya renunciado el derecho de inspeccionar.
• Expedientes educativos que contengan información de otros estudiantes tales como; notas, resultados de exámenes, etc.

El Departamento de Educación puede publicar un aviso de cesar la práctica de la cual surgió la queja y podría retener, en última instancia, fondos administrados por el Secretario de Educación.

Sin embargo, como cuestión de práctica, el Secretario de Educación nunca ha retenido fondos dado a que la conformidad voluntaria ha sido asegurada siempre por la Family Policy Compliance Office.

Caso #1

El profesor de un curso graduado interesa que uno o más estudiantes lleven a cabo una investigación en la que encuestarán una muestra de estudiantes matriculados de su institución. ¿Qué reglas requieren ser consideradas para permitir que se lleve a cabo esta investigación?

Las reglas son:

• Se solicite el endoso escrito del profesor y se verifique que el(los) estudiantes(s) están en el curso.
• Se mantenga control de la información para que no llegue a terceros no autorizados
• Los resultados de la investigación se ofrezcan en forma agrupada
• Los documentos usados se devuelven o destruyan con control adecuado
• En caso de encuestas o acceso a estudiantes se provea un mecanismo para que éste pueda negarse a participar

Caso #2

La Oficina del Contralor le solicita oficialmente (por escrito) una certificación de los estudios realizados por la estudiante Juana del Pueblo, como parte de una auditoría confidencial de esa agencia gubernamental. La citación le advierte sobre la necesidad de no alertar al investigado. ¿Cómo atender este asunto?

Se atenderá:

La Oficina del Contralor es una excepción a la regla de consentimiento, siempre que lo solicitado sea relevante a una investigación oficial proceso.

Caso #3

Cada vez es más frecuente la petición de uso de información académica para estudios que llevarán a cabo miembros de la comunidad universitaria (profesores, estudiantes). ¿Puede usted como custodio ofrecer estos datos? Si la respuesta es afirmativa, ¿Qué condiciones es pertinente establecer?

Como custodio:

Sí, en la medida en que se identifique un beneficio institucional y no se divulguen datos individuales. Se recomienda establecer condiciones de uso:

• Participación voluntaria del estudiante
• Protección de los datos
• Resultados agregados
• Devolución de datos no necesarios