Integrar a la institución una cultura de mejoramiento continuo que garantice la excelencia en la educación de los estudiantes, los servicios de apoyo y los procesos administrativos. Ése es el norte de la Oficina de Mejoramiento Continuo y Avalúo (OMCA) del Recinto Universitario de Mayagüez (RUM) que no solo ha logrado que todas las dependencias colegiales se familiaricen con este concepto sino que cuenten con un plan para esos fines.

“Nuestra meta no es sólo cumplir con el reglamento de acreditación, nuestro interés es que cada unidad administrativa y programa académico mejore continuamente”, manifestó el doctor Anand D. Sharma, director de la OMCA desde su fundación en septiembre del 2005. La apertura de esta oficina formalizó la Iniciativa para el Mejoramiento Continuo de la Educación implantada en el Recinto en el 2003.

Sharma y su equipo de trabajo –integrado por la doctora Sandra Dika, especialista en avalúo, y dos Comités Timón que representan las unidades académicas y administrativas– se embarcaron el pasado año en un proyecto monumental con el propósito de que cada dependencia del RUM desarrollara un plan con estrategias de avalúo que posicionara en un nivel de calidad superior sus responsabilidades y servicios.

Según explicó el director, el plan comprende cuatro componentes: la misión; responsabilidades y servicios; métodos de avalúo; y el informe de resultados y utilización. Agregó que el primer ciclo de este proyecto para evaluar los primeros tres componentes comenzó a principios del 2006 cuando se solicitaron los planes a cada unidad de los siete Decanatos, la Oficina de Rectoría y el Servicio de Extensión Agrícola.

“A finales de abril de 2006, todas las unidades administrativas de nuestra institución sometieron sus respectivos Planes de Avalúo a la OMCA”, explicó Sharma. Se recibieron 115 planes que fueron revisados por el Comité Timón para Asuntos Administrativos con el fin de hacer sugerencias a las unidades sobre cómo mejorar los componentes del plan, continuó.

El director de la OMCA informó que el proceso de revisión así como las sugerencias a las unidades administrativas se presentaron también a los directores y decanos de cada departamento y decanato entre septiembre y octubre del año pasado. Agregó que todo este esfuerzo se dio en conjunto con una serie de talleres de preparación y adiestramiento.

Dika, por su parte, explicó cómo se desarrolló el instrumento de evaluación, una rúbrica que calificó el nivel de ejecución de cada uno de los tres componentes del plan evaluados en esta etapa. El mismo contiene un encasillado para calificar las áreas que se cumplieron con excelencia o la mejor práctica (best practice) y otro para aquéllas áreas en las que se cumplió con los criterios requeridos.

Como resultado de esa evaluación, la OMCA reconoció al departamento de Finanzas del RUM como la unidad que alcanzó la calificación de “Mejor práctica” en tres elementos de su Plan de Avalúo. Once unidades se destacaron en dos elementos; mientras que las restantes obtuvieron reconocimiento por alcanzar esa categoría en uno de sus elementos.

Sharma y Dika expresaron su satisfacción con los resultados logrados porque en general las dependencias universitarias se esforzaron en completar sus planes, no solo para cumplir con un requisito sino por su afán de lograr las mejores prácticas. “Nos sentimos orgullosos de que todos estaban preparados”, afirmó Dika.

De hecho, la especialista en avalúo adelantó que eventualmente se cambiará el significado de lo que se considera un best practice con la idea de aumentar el nivel de ejecución. No obstante, auguró que espera una mayor cantidad de mejores prácticas el próximo año “porque todos en la comunidad ya saben y van creciendo y mejorando”. Sharma por su lado reiteró las ventajas que tiene este proyecto porque eventualmente funciona como un mecanismo automático que facilita la toma de decisiones de las dependencias. “La idea es que cada unidad tiene que cumplir y que las expectativas van a aumentar cada año. Nadie va a tener perfección, pero todo el mundo va a aspirar a esa perfección”, aseguró

Según adelantaron, la segunda parte de este proyecto ya está en marcha y es la que aspira a que todas las unidades entreguen el cuarto componente, es decir, la puesta en práctica de sus planes de avalúo. Los funcionarios agregaron que la agencia acreditadora Middle States Commission on Higher Education (MSCHE) requiere que el Recinto someta un informe formal sobre ese componente en abril de este año, por lo que se programó el cierre del segundo ciclo para el 1 de marzo de 2007.

Sharma explicó que antes de esa fecha todas las unidades administrativas del Recinto deberán someter un Informe de Avalúo revisado en el que documenten, por lo menos, un proyecto que implique el mejoramiento de las funciones principales de su departamento u oficina.

Agregó que para asegurarse de que todas las unidades tengan la información y asistencia necesaria para completar sus proyectos, la OMCA cuenta con varias herramientas como una plantilla o formulario que garantiza la uniformidad y un Plan de Acción al que se puede acceder para identificar un proyecto adecuado. Además, la doctora Dika estará disponible en horas de oficina para brindar asistencia en los proyectos.

Por otro lado, los funcionarios explicaron que a la par con el proyecto de las unidades administrativas se trabaja con las académicas. “El proceso está en otra etapa porque casi todas las unidades tenían sus planes de avalúo desde el 2005, pero la rúbrica académica es muy rigurosa”, explicó Dika.

Agregó que el verano pasado un Comité integrado por ocho profesores representantes de cada facultad evaluaron 29 planes de avalúo correspondientes a los programas académicos del Recinto para darles retroalimentación. Dika destacó que estos planes no se entregarán el 1 de marzo próximo porque la estrategia que se utilizará con éstos es diferente.

“El Recinto va a ver el cambio dentro de cuatro o cinco años a medida que cada unidad vaya progresando a un nivel de excelencia. Ese el es principio del mejoramiento continuo”, puntualizó Sharma.

Para más información, visitar la página de internet uprm.edu/omca.

El departamento de Finanzas del RUM recibió un reconocimiento como la unidad que alcanzó la calificación de “Mejor práctica” en tres elementos de su Plan de Avalúo. De izquierda a derecha: el Dr. Anand Sharma, director de la OMCA; Dra. Sandra Dika; la Prof. Wilma Santiago, decana de Administración; Darío Torres, director de Finanzas; y el Rector del RUM, Dr. Jorge I. Vélez Arocho.

La Dra. Sandra Dika y el Dr. Anand D. Sharma, de la Oficina de Mejoramiento Continuo y Avalúo (OMCA).

Parte del equipo ejecutivo del departamento de Finanzas que recibió el reconocimiento. Al frente, en el orden acostumbrado: José Avilés, Marlin Morales, Darío Torres, Carmen Rivera y Ángel Pérez. Atrás en el mismo orden: Tomás Velázquez, Zoraida Vallejo, Pablo Acevedo, María L. Gaud y Wanda Toro.

Fotos Carlos Díaz/Prensa RUM