APUNTES DEL DECANATO DE ADMINISTRACIÓN
Octubre 2014
Evaluación y Digitalización del Servicio de Trolley
En días recientes y con la ayuda de estudiantes del Programa de Ingeniería Civil, el Decanato de Administración está evaluando el uso y disponibilidad del servicio de transportación colectiva (Trolley) de nuestro recinto. Se pretende con esto que nuestros estudiantes nos ayuden a identificar las mejores rutas, las paradas correctas y el horario adecuado, con la confiabilidad necesaria que permitan el mejor uso de este servicio por todos los posibles usuarios. Los datos colectados en la encuesta serán determinantes para el rediseño de las rutas y paradas. Se proyecta la instalación de un sistema de localización móvil, que le permita a cada potencial usuario, a través de una aplicación móvil, tener forma de conocer la localización en vivo del trolley que necesita y un estimado de tiempo de espera. Esto permitirá al usuario hacer mejor uso de su tiempo, mientras esté en nuestro recinto. El proyecto debe estar implantado para finales del mes de abril 2015.
Academia de Capacitación de Supervisores
La supervisión adecuada es una de las áreas críticas que en el Decanato de Administración se trabaja para atender adecuadamente. Por años, empleados que han sido buenos en sus ejecutorias, son ascendidos a funciones de supervisión sin la debida capacitación, con lo que hemos perdido buenos empleados y ganado pobres supervisores. Para atender esta situación se está desarrollando una academia de capacitación de supervisores durante el presente año fiscal. El propósito es proveer las destrezas y conocimiento que hagan de la supervisión una herramienta apropiada para ofrecer mejores servicios a nuestros usuarios.
Digitalización de los Procesos Administrativos de Llaves
Con el propósito de que cada empleado pueda tener acceso, desde Mi Portal, al inventario de llaves que tiene asignadas y permitir hacer todo el proceso de solicitud de llaves en forma electrónica, se estará desarrollando este proyecto que debe estar concluido en 30 de junio de 2015. El proceso de digitalización de todo el inventario de llaves está bastante adelantado y debe concluir en las próximas semanas. Luego se procederá a inventariar todas las puertas y llaves que tiene la Sección a su cargo, a la vez que se implantará el formulario electrónico de solicitud de llaves, con firmas electrónicas en los diferentes niveles de aprobación. Esperamos que una vez implantado el sistema, cada empleado pueda tener acceso a su inventario de llaves y hacer las gestiones con esta oficina
Implantación de Programado para Registro de Asistencia Electrónico
Un comité de empleados compuestos por personal del Centro de Cómputos y Recursos Humanos lleva varios meses desarrollando la programación y el proceso electrónico que nos permita el registro de la asistencia diaria en forma electrónica. Con el nuevo sistema, que se espera esté en forma experimental para Enero 2015, esperamos que los informes de balances de licencia puedan estar a tiempo a disposición de los empleados y sus supervisores. El registro de asistencia se hará con el uso de la tarjeta de identificación del empleado y la entrada de código numérico. El cuadre y computo de horas laboradas será electrónico lo que permitirá que los balances de LO, LE, TC y otras, esté al día, de forma que podamos hacer mejor uso de los recursos.
Academia de Capacitación de Oficiales de Tránsito y Vigilancia
La mejor herramienta que pueda tener un Oficial de Seguridad es su capacitación y adiestramiento que le permita enfrentar cualquier situación y sepa cómo trabajarla en protección de su seguridad y la de los demás. Con esta premisa en mente, se desarrolla la Academia de Capacitación de Oficiales de Tránsito y Vigilancia. Estarán recibiendo talleres y adiestramiento en áreas como: manejo en situaciones de conflictos, comunicación efectiva y asertiva, manejo de evidencia, redacción de querellas e informes, cultura de servicio y ética en el trabajo, entre otros. Es esta una de las iniciativas del plan de seguridad que se comienza a desarrollar e implantar para mejorar la situación de seguridad en la comunidad Colegial.
Nuevos Reclutamientos
Durante el presente año fiscal varios departamentos del Decanato de Administración se han estado fortaleciendo con nombramientos de empleados regulares. El área más favorecida con estos nombramientos ha sido la Sección de Limpieza que logró el reclutamiento de 17 conserjes en el mes de mayo y dos adicionales en Septiembre 2014; en la Sección de Campos y Carreteras se nombraron 7 Trabajadores; la Oficina de Finanzas recluto varios Auxiliares de Contabilidad y Contables; el Departamento de Tránsito y Vigilancia tiene 7 oficiales con nombramiento regular, reclutados durante el pasado año y otros 5 en proceso de reclutamiento en el mes de octubre de 2014. Con estos reclutamientos se están atendiendo áreas críticas que necesitan refuerzo por los retiros y jubilaciones que hemos tenido en los pasados años, donde no fue posible cubrir vacantes por razones presupuestarias.
